درخواست صدور مدارک المثنی برای شرکت

گم شدن مدارک و اسناد شرکت امری است که ممکن است در طی زمان برای برخی شرکت‏ها‎ رخ دهد. اگر شرکتی به این مشکل دچار شود، می‎تواند جهت اخذ المثنی مدارک ثبتی شرکت، از اداره ثبت شرکتها درخواست و مراحل اداری را طی کند. در زیر به نحوه درخواست و اخذ مدارک المثنی برای شرکت اشاره می‎کنیم:

1- چه مدارکی المثنی می‎شوند؟

مدارکی می‎توان برای آنها درخواست صدور المثنی ارسال نمود براساس نوع شرکت می‎باشد. بطور کلی در هر یک از شرکت‏ها‎، برای برخی مدارک، المثنی صادر می‎شود که به صورت زیر می‎باشد: 

  • شرکت با مسئولیت محدود عبارتند از: اساسنامه، صورتجلسه موسسین، شرکتنامه و تقاضانامه 
  • شرکت سهامی خاص : اساسنامه در 64 ماده و 11 تبصره، صورتجلسه موسسین و اظهارنامه
  • شرکت غیرتجاری: اساسنامه در 27 ماده، صورتجلسه موسسین و اظهارنامه 
  • شرکت تعاونی : اساسنامه در 52 ماده، صورتجلسه موسسین و هیات مدیره، شرکتنامه و تقاضانامه 

قابل ذکر است که در صورت درخواست المثنی، مدارک شرکت تنها شامل موارد فوق الذکر است و برای هیچ یک از صورتجلسات شرکت و یا موسسه که در بایگانی اداره ثبت شرکتها نگهداری می ‎گردند، المثنی صادر نمی شود.

2- نحوه درخواست المثنی شرکت

ابتدا وکیل رسمی دادگستری پس از تکمیل فرم مربوط به درخواست المثنی مدارک شرکت، نسبت به واریز فیش مربوطه اقدامات لازم را انجام می ‎دهد و پس از واریز فیش آنها به اداره ثبت شرکتها تحویل می‎ دهد. این اداره نیز استعلام‏ها‎ی مورد نیاز برای شرکت اخذ و برای صدور مدارک المثتنی اقدام می‎کند. لازم به ذکر است که فرم‏ها‎ی مذکور باید علاوه بر مهر و امضاء وکیل، توسط تمامی شرکاء و یا سهامداران امضا و ممهور به مهر شرکت شوند. 

اطلاع از تعداد و ارزش هر یک از سهام

ممکن است تعداد سهام و یا ارزش سهم هر یک از سهامداران شرکتهای سهامی خاص و یا دیگر شرکتهای سهامی، فراموش شود. بدین منظور می ‎توان به صورتجلسات شرکت‏ها‎ی سهامی مراجعه کرد زیرا در هر یک از صورت جلسات تعداد سهام هر یک از سهامداران و نوع سهام آنها بطور دقیق مشخص می ‎شود و در صورت مغایرت با لیست سهامداران موجود در اداره ثبت شرکتها، پرونده بلااثر می‎شود. برای اطلاع از مندرجات صورتجلسات باید به اداره ثبت شرکت‏ها‎ مراجعه و موارد مورد نیاز را استخراج کرد.

اخذ لیست سهامداران را از اداره ثبت شرکتها

به منظور دریافت لیست سهامداران شرکت از اداره ثبت شرکتها باید یکی از شرکای شرکت و یا وکیل رسمی شرکت، به شورای حل اختلاف مراجعه کند و نامه مربوطه خطاب به اداره ثبت شرکتها نسبت به اخذ لیست مورد نیاز را دریافت کند. با داشتن لیست اسامی سهامداران شرکت، می‎توان نسبت به تنظیم و ارسال صورتجلسات اقدامات لازم را انجام داد. در صورت واگذاری موارد مربوط به ثبت شرکت، باید اوراق مربوطه را امضاء و ممهور به مهر شرکت نمود.

صدور گواهی اصلی و المثنی

براساس ماده 173 قانون ثبت شرکت‏ها‎، مرجع ثبت باید در اجرای ماده 12 کنوانسیون پاریس و سایر کنوانسیون‏ها‎ی مربوط به مالکیت صنعتی مرتبط با آن از جمله موافقت نامه مادرید، پروتکل آن و معاهده همکاری در ثبت اختراعات، نشریه ای با ذکر مشخصات مالکان آن‏ها‎ و هر گونه اطلاع رسانی در زمینه مالکیت‏ها‎ی صنعتی و مباحثی در رابطه با اداره کل مالکیت صنعتی، جهت انتشار خلاصه اختراعات، طرح صنعتی و علائم ثبت شده منتشر کند. درآمد حاصل از انتشار نشریه فوق در چارچوب ماده166 این آیین نامه، محاسبه می‎شود.

براساس ماده 174، مرجع ثبت موظف است تا گواهی نامه‏ ها‎ی اختراع، طرح صنعتی و علامت را با استفاده از جدیدترین شیوه‏ ها‎ ی فناوری موجود، جهت پیشگیری از تخلفات احتمالی صادر کند.

مطابق با ماده 175همین قانون، اگر گواهی نامه اختراع، طرح صنعتی و علامت گم یا مفقود شود، مالک می ‎تواند با پرداخت هزینه مقرر در جدول هزینه ‏ها‎، برای صدور المثنی، تقاضای خود را به اداره ثبت شرکت‏ها‎ ارائه دهد. برای این امر، مالک باید طریقه از بین رفتن یا مفقود شدن گواهی نامه را بصورت کتبی به مرجع ثبت اعلام نماید و استشهادیه ای مبنی بر شهادت و اظهار حداقل 3 نفر که هویت و امضا آنها به گواهی یک نفر از شهود مذکور رسیده است را به مدارک مورد نیاز ضمیمه کند.

مراتب فقدان گواهی نامه‏ ها‎ی اختراع طرح صنعتی و علامت، یک نوبت در روزنامه رسمی کشور منتشر می‎گردد که هزینه آن بر عهده متقاضی می‎باشد. چنانچه تا 10 روز از تاریخ انتشار آگهی در روزنامه رسمی کشور، هیچ اعتراضی دریافت نشود و یا اصل گواهی نامه توسط معترض ارائه نگردد، اداره مالکیت صنعتی برای صدور المثنی گواهی نامه مفقود شده، اقدام می‎کند و اعتراضات واصله توسط دادگاه و محاکم قضایی رسیدگی می‎شود.

تبصره: در صورتی که گواهی نامه ‏ها‎ی مفقوده شده و یا از بین رفته به اشخاص مقیم خارج از کشور تعلق داشته باشد، صدور المثنی، مستلزم تسلیم اعلامیه ای است که از سوی دفتر اسناد رسمی کشور محل اقامت وی صادر شده و توسط نمایندگی‏ ها‎ی جمهوری اسلامی ایران ثبت شود.