پس از ثبت شرکت سهامی خاص، این شرکت باید در دو مورد بصورت سالانه تمدید شود. بازرسین شرکت سالی یکبار، و اعضای هئیت مدیره و مدیران نیز باید هر دو سال یکبار تمدید شوند. درواقع همانطور که میدانید، شرکت سهامی خاصی دارای حداقل 5 عضو هیئت مدیره می‌باشد که 2 نفر از آن ها به عنوان بازرس و 3 نفر دیگر سهامدار و اعضای هیئت مدیره هستند.
اعضای هیئت مدیره و بازرسین بعد از اتمام دوره سالانه‌شان، در صورتی که قصد ادامه فعالیت به عنوان این سمت را داشته باشند، باید نسبت به تمدید روزنامه رسمی اقدام کنند. البته لازم به ذکر است که تغییر اعضای هیئت مدیره اجباری نبوده و اعضای هیئت مدیره و همچنین بازرسین می‌توانند به خواست خودشان دیر ادامه کار ندهند.
اهمیت تمدید روزنامه رسمی شرکت
سوالی که حتما برایتان پیش آمده این است که چرا انقدر تمدید شرکت مهم است؟ درواقع تمدید یک شرکت سهامی خاص پس از ثبت در سامانه و دریافت آگهی تغییرات باید در روزنامه رسمی هم اعلان عمومی شود. با تمدید روزنامه رسمی، مجموعه شما دوباره به عنوان یک شرکت رسمی شناخته می‌شود. فرض کنید می‌خواهید برای شرکتتان از بانک وام تهیه نمایید، درصورتی که از آخرین تمدید مدیران 2 سال و بازرسین 1سال گذشته باشد، شرکت شما معتبر نخواهد بود و در نتیجه بانک نیز به شما وام نخواهد داد.
این مورد نه تنها در مورد بانک، بلکه درباره هرگونه فعالیتی که قصد انجام آن را داشته باشید صدق می‌کند. در ادامه به توضیح مراحل این تمدید شرکت می‌پردازیم. البته توجه داشته باشید که این فرایند اصلا ساده نخواهد بود و برای انجام آن باید علاوه بر تخصص، مهارت و تجربه، صبر نیز داشته باشید. در غیر این صورت ممکن است به دلیل هرگونه خطایی، هزینه و وقت خود را از دست دهید و دوباره به انجام آن اقدام نمایید.
مراحل تمدید مدیران و بازرسین
به منظور تمدید مدیران و بازرسین، ابتدا باید صورتجلسه مجمع عمومی عادی با این موضوع در جلسه شرکت تنظیم شود. این صورتجلسه باید به امضای تمامی اعضای هیئت مدیره و بازرسین برسد. پس از آن باید به سامانه اداره ثبت شرکت ها رجوع کرده و اطلاعات خواسته شده را کامل نمود. بعد از آنکه اطلاعات و موارد لازمه در سامانه تکمیل گشت، باید صورتجلسه مربوطه را به همراه رسید پذیرش سایت در پاکت زرد رنگ مخصوص تغییرات گذاشته و به اداره پست تحویل داد.
کارشناس مدارک و درخواست موردنظر را بررسی می‌کند. در صورت تایید، پیامکی مبنی بر تایید صورتجلسات ارسال خواهد شد. پس از آن متقاضی باید به صورت حضوری به مراجعه نماید و ذیل دفاتر را امضا، هزینه های لازمه را پرداخت و آگهی ثبت تغییرات شرکت را دریافت کند. بعد از آن باید به سایت روزنامه رسمی کشور مراجعه کرد و هزینه درج آگهی در روزنامه رسمی را پرداخت نمود.
در صورتی که درخواست تمدید شرکت سهامی خاص تایید نشد، باید ایراده وارد شده را برطر کرده و دوباره از اول مراحل را طی کرد.
مدارک مورد نیاز برای تمدید شرکت سهامی خاص
در هنگام توضیح مراحل تمدید بازرسین و هیئت مدیره، به طور مختصر به مدارکه لازمه اشاره نمودیم. برای تمدید شرکت سهامی خاص شما باید مدارک زیر را ارائه دهید:
- تنظیم و ارائه صورتجلسه. در صورتی که دو یا چند صورت جلسه دارید، باید همه آن ها را ارائه دهید، تا مشکلی برای شما وجود نداشته باشد.
- به امضاء رسیدن صورت جلسه توسط همه حاضرین موجود در جلسه.
- عدم وجود سوء سابقه کیفری اعضای هیئت مدیره و بازرسان. اقرار به نداشتن سوء سابقه کیفری در این صورتجلسه الزامی است.
- نسخه کپی مدارک هویتی و شناسایی اعضای هیئت مدیره و بازرسین برای ثبت سیستمی.
- ارائه صورتجلسه همراه با لیستی از سهامداران و میزان سهام آن ها به اداره.
دیگر نکات
دقت فرمایید که رعایت نکاتی که در ادامه گفته می‌شود، بسیار مهم است و کوچکترین کوتاهی در انجام آنها، شما را به دردسر می‌اندازد:
- نام سهامدارانی که در جلسه حضور دارند و صورتجلسه را امضا می‌کنند، به طور کامل ثبت شود.
- قانون 99 تجارت را به طور کامل رعایت کنید، این ماده قانونی در رابطه با تشریفات دعوت است.
- تنها 3 روز زمان دارید که صورتجلسه‌ای که اعضای شرکت آن را امضا نموده‌اند را به اداره ثبت پست کنید.
- ثبت بارکد پستی در سامانه اداره ثبت را فراموش نکنید.
- جلساتی که برای تمدید شرکت سهامی خاص برگزار می‌شود، باید در چهار ماه ابتدایی سال مالی باشد.
- در صورتی که تصمیم دارید غیر از چهار ماه ابتدایی سال جلسه‌ای را تشکیل دهید، باید جلسه مجمع عمومی فوق العاده داشته باشید.