تفاوت سند رسمی با سند عادی

اسناد رسمی به مدارکی گفته می شود که به ثبت رسیده اند و دارای قدرت اجرایی می باشند. در حالی که اسناد عادی ثبت نشده اند و بدون قدرت اجرائی می باشند. در زیر به تفاوت این دو نوع سند می پردازیم.

1. اسناد رسمی و عادی هر دو دارای تاریخ سند می باشند. در حالی که تاریخ سند رسمی از نظر اشخاص ثالث و محاکم قضایی دارای اعتبار است. اما تاریخ سند عادی برای اشخاص ثالث فاقد اعتبار می باشد.
2. ممکن است سند عادی در معرض جعل و فریبکاری قرار بگیرند. همچنین این نوع اسناد در معرض تردید و انکار هستند. در حالی که در مورد اسناد رسمی تنها ادعای جعل قابل طرح است و قابل تکذیب یا رد نیستند.
3. اسناد عادی بدون تشریفات تهیه می شوند. تنها وجود یک یا چند شاهد برای اسناد عادی کفایت می کند. در حالی که اسناد رسمی به تشریفات قانونی نیاز دارند.
4. در اسناد عادی افراد به نحوی که بخواهند می توانند آن ها را تنظیم کنند. در حالی که اسناد رسمی با توجه به قوانین و مقررات دولتی تنظیم می شوند و مامور رسمی دولت در تنظیم آنها دخالت و نظارت دارد.
5. در صورتی که اسناد عادی مفقود شوند، امکان استفاده از رونوشت آنها ممکن نیست. اما در مورد اسناد رسمی به راحتی می توان رونوشت اسناد مفقود شده را استفاده کرد.
6. برخی اسناد قانونی از قبیل قانون اساسی، قوانین عادی، آئین نامه ها و تصویب نامه ها  هستند که حقوق و مزایای آن می توانند برای تمامی شهروندان کشور تعمیم داده شوند. اما اسناد عادی توسط یک گروه یا دو نفر تنظیم می شوند که حقوق و مزایای آن تنها برای این افراد قابل استفاده است.
7. اسناد رسمی که توسط سازمان های اداری تنظیم می شود، تمامی شهروندان را ملزم به رعایت قوانین می کند. برای مثال قوانین مربوط به پرداخت دستمزد و حقوق، احکام استخدام و …؛ در حالی که اسناد عادی تنها افرادی را ملزم به رعایت می کند که این نوع اسناد را تنظیم کرده اند. برای مثال قولنامه ای که میان دو نفر برای فروش زمین تنظیم و در آن شرایط خاصی قید شده است، تنها طرفین معامله را ملزم به رعایت قوانین و شرایط می کند.
8. استناد به اسناد رسمی در محاکم قضایی از قوت بیشتری برخوردار است. در حالی که اسناد عادی اگر چه می توانند مورد استناد قرار بگیرند، اما به اندازه اسناد رسمی اعتبار ندارند و در صورتی که در دادگاه میان دو سند رسمی و عادی اختلاف نظر وجود داشته باشد، به طوری که این دو سند تعیین کننده حکم دادگاه باشند، سند رسمی ارجحیت دارد.
9. اسناد رسمی به سه نوع دولتی، اداری و قضایی تقسیم می شوند. اسناد دولتی توسط نظام تهیه می شوند. برای مثال قانون اساسی یه سند رسمی دولتی می باشد. اسناد اداری توسط سازمانهای اداری و اسناد قضایی نیز در محاکم قضایی تنظیم می شوند. در حالی که اسناد عادی انواع خاصی ندارد و تنها در یک نوع خلاصه می شود.
10. شاهدی که بر تنظیم سند عادی نظارت دارد، می تواند از اشخاص عادی و بدون سِمَت باشد. در حالی که در تنظیم اسناد رسمی نظارت یک مستخدم دولتی از قبیل کارمندان ثبت اسناد و اداره آمار و ثبت احوال که اسناد ثبت و اسناد سجلی الزامی می باشد.