برای راه اندازی یک شرکت ابتدا باید چندین مرحله طی شود. قبل از ثبت باید شرکای شرکت، میزان سرمایه، محل استقرار شرکت، موضوع، نام و …. مشخص شود. اما پس از ثبت شرکت نیز باز هم اقداماتی که برای راه اندازی کامل شرکت نیاز است، پایان نمی یابد و این بار باید مراحل زیر نیز انجام شوند:
انجام امور مالیاتی و تشکیل پرونده دارایی
قانون مالیاتی کشور که با هدف حمایت از شرکت های تولید کننده قوانین و مقررات خود را وضع می کنند، بنا را بر این گذاشته است که شرکت ها بلافاصله پس از ثبت باید برای انجام امور مالیاتی و تشکیل پرونده دارایی اقدام کنند. در صورتی که شرکت ها از این قانون سرباز زنند، از تسهیلات، مزایا و معافیت های قانونی که برای آن ها در نظر گرفته شده است، محروم می شوند. همچنین مشمول جریمه های مالیاتی می شوند.
پس از اینکه شرکت به ثبت می رسد، برای آن شماره ثبت صادر می شود که به معنای موظف بودن شرکت برای پرداخت مالیات بر درآمد می باشد. بنابراین مدیران و موسسان شرکت باید بلافاصله برای تعیین حوزه مالیاتی اقدام کنند. حتی اگر فعالیت اقتصادی شرکت به طور رسمی آغاز نشده است، تشکیل پرونده مالیاتی ضرورت دارد. مدت زمان تشکیل پرونده دو ماه از تاریخ ثبت شرکت می باشد.
برای تشکیل پرونده مالیاتی مدارک زیر مورد نیاز است:
- کپی برابر اصل تمامی مدارک شناسایی اعضای شرکت
- مدارک مربوط به شرکت از جمله تقاضانامه، شرکتنامه، اساسنامه، اظهارنامه و روزنامه رسمی
- گواهی امضای افراد و صاحب امضای شرکت
- اجاره نامه یا سند مالکیت دفتر شرکت
- پرداخت هزینه های لازم جهت تشکیل پرونده
- ارائه فیش آب، برق، گاز و تلفن دفتر شرکت
دریافت کد اقتصادی
اقدام بعدی جهت پس از ثبت شرکت، دریافت کد اقتصادی می باشد. پس از اینکه پرونده مالیاتی تشکیل شد، باید کد اقتصادی آن دریافت شود که به صورت یک شناسه 12 رقمی است. این کد به منظور شناسایی واحد اقتصادی در اداره مالیات می باشد. با ثبت کد اقتصادی بر روی فاکتورهای خرید و فروش، میزان مالیات بر درآمد شرکتها محاسبه می شود. با این کار توانایی دولت برای حمایت از بنگاه ها و شرکت ها افزایش می یابد و با ایجاد زمینه لازم برای فعالیت شرکت های تازه تاسیس، از رقابت ناسالم جلوگیری می کند.
برای دریافت کد اقتصادی باید مدارک زیر به اداره دارایی تحویل داده شود:
- ارائه درخواست دریافت کد اقتصادی به صورت کتبی
- کپی پروانه کسب شرکت
- کپی برابر اصل تمامی مدارک شناسایی شامل شناسنامه، کارت ملی و کارت پایان خدمت یا معافیت از خدمت برای آقایان
- پرداخت هزینه های دریافت تعیین شده از سوی اداره دارای
- دریافت فرم اطلاعات هویتی اشخاص حقیقی و تکمیل آن
- ارائه 3 قطعه عکس 2*3
- کپی کارت اقتصادی قبلی
اخذ دفاتر پلمپ شده
سومین اقدامی که پس از ثبت شرکت نیاز است، صورت بگیرد، اخذ دفاتر پلمپ شده می باشد. براساس مواد 11 و 12 قانون تجارت، شرکت ها پس از ثبت زمانی از اعتبار و سندین معتبر و دارای سندیت می باشند که مطابق مقررات این قانون تهیه و تنظیم شده باشند. در غیر این صورت فقط علیه صاحب آن ها دارای اعتبار هستند.
مدیران شرکت ها موظفند تا پس از ثبت شرکت، برای پلمپ دفاتر روزنامه، کل و دارایی نیز اقدامات لازم را انجام دهند و از طرف اداره ثبت شماره گذاری، این دفاتر را امضا و پلمپ کنند. چرا که پلمپ و شماره گذاری دفاتر روزنامه و کل پایه و اساس حسابداری شرکت ها می باشد که این کار باید قبل از پایان هر سال مالی انجام شود.