کلیه موسسات و سازمان‌ها مکلف‌اند به‌منظور پرداخت مالیات، کلیه رویدادهای مالی و روال‌های کاری خود را در دفاتر قانونی همچون: دفتر کل و دفتر روزنامه، ثبت نمایند و دست‌آخر، آن را به ادارات امور مالیاتی تحویل دهند. لذا نگهداری این دفاتر قانونی و نگارش صحیح آن‌ها از ملزومات پرداخت مالیات به‌حساب می‌آید. در ادامه توضیحات مختصری در باب دفتر روزنامه و دفتر کل ذکر خواهد شد.

دفتر روزنامه

افراد حقیقی و حقوقی به‌منظور ثبت امور مالی خود به دفتر روزنامه نیاز پیدا خواهند کرد. قراردادها، عملکردهای مالی، مالیات و محاسبات ازجمله مواردی می‌باشد که با توجه به زمان رویداد مالی در دفتر روزنامه به ثبت خواهند رسید.

نکته: باید در ثبت تمامی رویدادهای مالی اصول، قوانین و استانداردهای حساب داری رعایت گردد.

دفتر کل

افراد حقیقی و حقوقی به‌منظور محاسبه و گردآوری ترازنامه، سرفصل یا کدهای مختص هر حساب ثبت‌شده در دفتر روزنامه را در دفتری به نام دفتر کل ثبت خواهند نمود.

چرا باید دفاتر روزنامه و کل را نگهداری کنیم؟

مودیان بر اساس اولین ماده آئین‌نامه مالیاتی وظیفه‌دارند کلیه اتفاقات مالیاتی صورت گرفته خود را در طی یک سال ضمن پیروی از کلیه مقررات ثبت، به ادارات امور مالیاتی تحویل دهند. مودیان می‌توانند به انتخاب خود یکی از روش‌های حساب داری که با استانداردهای اداره مالیات منطبق می‌باشد را برای بررسی امور مالیاتی خود برگزینند. بنا بر مقررات آئین‌نامه، مودیان موظف به ثبت کلیه معاملات و درآمدهای خود هستند که باید ثبت کامل هزینه و درآمد، بدون هیچ‌گونه کم و کاستی در دفتر مشاغل صورت پذیرد.

نکته: مودیان موظف‌اند کلیه مبالغی که از طریق کارت‌خوان‌ها دریافت یا پرداخت می‌نمایند نیز در دفتر درآمدها و هزینه‌ها قید نمایند.

مبنی بر ماده سیزدهم، افراد موظف‌اند به‌طور روزانه، معاملات و یا خرید فروش‌های انجام‌شده را در دفتر روزنامه ذکر نمایند.

تبصره: مبنی بر نظر اداره امور مالیاتی و ماده 97 قانون مالیات، دیرکرد مودیان در تحریر عملیات انجام‌گرفته به مدت 15 روز بلامانع می‌باشد و خدشه‌ای به قانونی بودن دفاتر وارد نخواهد کرد؛ اما با توجه به ماده چهاردهم قوانین مالیاتی، اشخاص حقیقی و حقوقی موظف هستند که کلیه امور مالیاتی ثبت‌شده در دفتر روزنامه را حداکثر تا پانزدهمین روز از ماه بعد به دفتر کل انتقال دهند.

مودیان باید همواره به این مسئله دقت نمایند که این دفاتر را به‌درستی و کاملاً قانونی تحریر نمایند. ثبت روزانه رخدادها و استفاده از خودکار و یا روان‌نویس در ثبت روال‌های مالی ازجمله مهم‌ترین قوانین تحریر دفاتر قانونی به شمار می‌رود.