شرکت های تعاونی زمان تاسیس به هیات موسس نیاز دارند. این هیات باید به تمامی قوانین و مقررات تشکیل تعاونی تسلط داشته باشند. در برخی مواقع که اطلاعات آنها ناکافی است، برای آنها دوره های آموزشی یا کلاس های آموزشی یک روزه در اداره کل تعاون استان برقرار می شود که اعضا هیات موسس موظفند در آن شرکت کنند. تعداد اعضای این هیات نباید از سه نفر کمتر باشد. هیات موسس باید حداکثر ظرف یک هفته از تاریخ تسلیم تقاضای شرکت تعاونی تشکیل شود.
وظایف هیات موسس
برای تشکیل هیات موسس باید متقاضیانی که دارای شرایط قانونی هستند، کاندید شوند. سپس این اعضا باید برای تهیه طرح پیشنهادی، تعیین هیات مدیره و بازرس یا بازرسان، دعوت به عضویت افراد واجد شرایط، تنظیم اساسنامه منطبق بر قانون بخش تعاونی، تشکیل اولین مجمع عمومی عادی جهت تصویب اساسنامه و سایر وظایف مجمع عمومی عادی اقدامات لازم را بر عهده بگیرند.
اعضای هیات موسس شرکت تعاونی باید در طرح پیشنهادی، ضرورت تشکیل شرکت تعاونی و ارائه دلایل توجیهی مبنی بر تناسب هدفهای تشکیل تعاونی با هدفها و برنامه‌های مصوب جمهوری اسلامی ایران را قید کنند. همچنین این هیات موظفند تا تعداد و مشخصات داوطلبان، قید میزان سهم لازم التادیه هر عضو، سوابق و مهارتهای آنان در موضوع تعاونی، میزان سرمایه ثابت و در گردش مورد نیاز طرح، نام شعبه صندوق تعاون برای افتتاح حسابهای شرکت تعاونی را تنظیم و سپس طبق فرم شماره 1 تاسیس تعاونی، نماینده تام‌الاختیار شرکت را به اداره کل تعاون معرفی کنند.
مدارک لازم برای تشکیل هیات موسس
برای تعیین هیات موسس تعاونی به مدارک زیر نیاز است:
- کپی برابر مدارک شناسایی شامل شناسنامه، کارت ملی و مدارک تحصیلی
- کپی کارت پایان خدمت نظام وظیفه عمومی یا معافیت از خدمت
- گواهی عدم سوء سابقه اعضا
کارکنان رسمی و پیمانی دولت باید کپی حکم کارگزینی خود را ارائه دهند و از ارائه کارت پایان خدمت و گواهی عدم سوء سابقه معاف هستند. اداره کل تعاون پس از دریافت مدارک از سوی متقاضیان تشکیل تعاونی، ابتدا آنها را بررسی می کند و پس از 5 روز نظر مثبت یا منفی خود را در مورد اعضا ابراز می کند. در صورتی که مدارک تایید شوند، نمونه اساسنامه و فرم های مورد نیاز برای تشکیل شرکت تعاونی، در اختیار هیات موسس قرار می گیرد.
پس از اینکه با انتخاب اعضا هیات موسس موافقت شد، آنها موظفند تا اقدامات زیر را انجام دهند:
- افتتاح حساب به نام شرکت تعاونی در حال تاسیس در نزد یکی از بانک ها
- تشکیل اولین مجمع عمومی عادی شرکت تعاونی با دعوت از افراد واجد شرایط عضویت؛ هیات موسس موظفند تا شرایط عضویت و مهلت پذیرش تقاضای عضویت این اشخاص در کلیات طرح و اساسنامه پیشنهادی، شماره و مشخصات حساب افتتاح شده و مبلغ لازم التادیه هر یک از اعضاء با ذکر نحوه صدور آگهی‌های بعدی را به آنها شرح دهند.
- هیات موسس باید شرایط داوطلبان و نحوه عضویت و دریافت گواهی واریز وجه لازم التادیه سهام آنها و صدور برگ اجازه ورود آنها را به اولین جلسه مجمع عمومی عادی بررسی کند.
- هیات موسس موظف است تا سرمایه های غیرنقدی داوطلبان و واجدین شرایط عضویت در مجمع عمومی را از نظر مطابقت با طرح مورد نظر بررسی کند. این کار با کمک کارشناس رسمی دادگستری و انجام تشریفات قانونی لازم صورت می گیرد.
- اخذ مجوز فعالیت تعاونی در موضوع طرح پیشنهادی از مراجع ذیربط، از دیگر وظایف اعضای هیات موسس می باشد.