حق امضا شرکت یکی از فاکتورهای بسیار مهم در آن شرکت است. هنگامی که شرکتی تاسیس میشود باید فرد یا افرادی را به عنوان حق امضا تعیین شود. اما پس از مدتی و به دلایل گوناگونی، شرکت تصمیم به تغییر فرد صاحب امضا شرکت میگیرد. اما اینکه چه کسانی می‌توانند چنین تصمیمی بگیرند و همچنین چه افرادی باید حق امضا داشته و یا می‌توانند بگیرند، مسئله‌ای است که در ادامه بطور کامل برای شما شرح خواهیم داد.
ابتدا باید این نکته را ذکر نمود که نوع شرکت یکی از فاکتورهای تاثیر گذار بر حق امضای اعضا شرکت است. در هنگام ثبت شرکت، در اساسنامه شرکت نام فرد یا افرادی که صلاحیت حق امضا را دارند، ذکر میشود. افرادی که دارای این حق هستند، می‌توانند چک ها، سفته ها، قراردادها، اوراق بهادار، اوراق عادی و اداری شرکت را امضا کنند.
حق امضا خود شامل دو بخش زیر است:
- اوراق عادی و اداری
- اوراق مالی و تعهدآور؛ مانند چک، سفته، برات، قراردادها و عقود اسلامی.
افراد دارنده حق امضا
همانطور که ابتدا نیز به آن اشاره کردیم، در هنگام ثبت شرکت باید افرادی به عنوان دارنده حق امضا شرکت باید در اساسنامه معرفی شوند. یکی از این افرادی که باید حتما حق امضا داشته باشد، مدیر عامل است. این سمت میتواند از اعضا هیئت مدیره یا شخصی خارج از آنها باشد و در این رابطه محدودیتی وجود ندارد. این موضوع بیانگر اهمیت انتخاب درست مدیر عامل است.
به طور معمول اگر مدیر عامل از اعضاء هیئت مدیره انتخاب نشده باشد؛ به یکی از اعضاء هیئت مدیره هم حق امضا داده میشود. اشخاص دیگر یک شرکت نیز مانند اعضای هیئت مدیره، سهامداران، سهامدارانی که عضو هیئت مدیره هستند و یا نمایندگان اشخاص حقوقی که سهامدار شرکت دیگری میباشند؛ می‌توانند به عنوان صاحب امضا انتخاب شوند.
با اینحال این موضوعی است که فقط هیئت مدیره می‌توانند برای آن تصمیم گیری کند. پیشتر گفتیم که نوع شرکت بر حق امضای اعضا تاثیرگذار است. به این دلیل که تعداد هیئت مدیره هر شرکتی متناسب با نوع آن متغییر میباشد. برای مثال در شرکت سهامی خاص حداقل 5 نفر به عنوان هیئت مدیره حضور دارند. بازرسین این شرکت که دو تن از آنها را تشکیل می‌دهند، نمی‌توانند حق امضا داشته باشند. اما میتوان به هر سه فرد دیگر حق امضا اعطا نمود.
در شرکت با مسئولیت محدود، حداقل دو نفر به عنوان شریک در کنار هم شرکت را ثبت می کنند. هر یک از این اعضا با همدیگر و یا به طور تکی می‌توانند حق امضا داشته باشند.
تغییر اعضای مجاز به امضا
همانطور که اشاره شد، یکی از اعضایی که باید حق امضا شرکت را داشته باشد، مدیر عامل است. درصورتی که تصمیم به عوض کردن مدیر عامل شرکت خود داشتید، باید دارنده امضا را نیز تغییر دهید. معمولا شرکت هایی که اقدام به چنین کاری نمی‌کنند، در آینده دچار مشکلات و دردسرهای بسیاری میشوند که رفع کردن آنها نیز بسیار دشوار است.
با توجه به بخش های حق امضا، معمولا وظیفه امضا کردن «اوراق عادی و اداری» به مدیرعامل داده میشود. همچنین حق امضای «اوراق مالی و تعهدآور» نیز افراد مجاز دیگر و مدیر عامل اعطا میشود. همچنین تغییر اعضای مجاز به حق امضا نیز در حیطه اختیارات مجمع عمومی فوق العاده و هیئت مدیره است. این دو گروه قادر به سلب حق امضا از شخصی به شخص دیگر هستند.
مراحل تغییر حق امضای شرکت
در هنگام تاسیس شرکت، یکسری اطلاعات در سیستم سامانه اداره ثبت شرکت ها به عنوان اطلاعات عمومی آن شرکت ثبت میشوند. این اطلاعات قابل تغییر بوده که حق امضا نیز یکی از آنها را شامل میشود. برای تغییر حق امضا شرکت باید یکسری مراحل و پروسه های قانونی طی شود. در صورت عدم رعایت آنها، فرایند تغییر حق امضا غیر رسمی شناخته خواهد شد. روالی که در این مسیر باید طی شود به شرح زیر میباشد:
- در ابتدا باید جلسه مجمع عمومی فوق العاده تشکیل شود. در این مجمع در رابطه با تغییر حق امضای شرکت باید صورت جلسه خاصی تنظیم شده و اعضاء حاضر به نشانه توافق خود با تغییرات باید آن را امضا نمایند.
- سپس درخواست تغییرات موردنظر را به صورت اینترنتی در سامانه مربوطه ثبت خواهید کرد.
- در این مرحله اطلاعاتی که در سامانه از شما خواسته‌اند را تکمیل نمایید.
- مدارکی که از شما خواسته شده را ارسال کنید.
- بعد از آن بارکد پستی در سیستم ثبت خواهد شد.
- سپس تغییر حق امضا تائید نهایی شده و یک پیش نویس آگهی برای متقاضی ارسال میشود.
- در مرحله بعد یک آگهی در روزنامه رسمی منتشر خواهد شد.
در آخر درصورتی که در رابطه با آگهی منتشر شده هیچ گونه اعتراضی وارد نشود، تغییرات حق امضای شرکتتان به طور کامل ثبت شده است.
مدارک لازم برای تغییر حق امضا
- تصویر مدارک شناسایی اعضای شرکت
- کپی آگهی تاسیس و روزنامه رسمی
- تصویر آگهی آخرین تغییرات شرکت (در صورت وجود)